Tổ chức tư vấn Khoa học và Công nghệ KIS
Tư vấn 5S - KAIZEN
Ngoài mục đích tạo ra một môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ, thoải mái và an toàn cho mọi người, 5S còn là một công cụ cơ bản, là nền tảng cho các hoạt động cải tiến năng suất chất lượng khác theo KAIZEN-Cải tiến liên tục. Thực hiện tốt 5S-KAIZEN sẽ mang đến sự đột phá cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Cùng xuất phát từ Nhật Bản, 5S-Kaizen đã và đang được triển khai và áp dụng tại nhiều nước trên thế giới và Việt Nam với triết lý: “Quản lý tốt nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn”.
5S là những chữ cái S trong tiếng Nhật, được dịch sang tiếng Anh và tiếng Việt tương ứng như sau:
5S là hoạt động dành cho tất cả mọi người và không loại trừ bất kì ai trong Công ty; Là công cụ mang tính nền tảng căn bản và được diễn giải như sau:
1. Sàng lọc – S1 (Seiri):
KAIZEN là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được phát triển tại Nhật Bản từ sau chiến tranh thế giới thứ 2. Trong tiếng Nhật, Kaizen được ghép từ “Kai” – “thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen” – “tốt hơn”, nghĩa là “cải tiến liên tục”.
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ về thuật ngữ này. Nói đến cải tiến là họ nghĩ ngay đến việc thay đổi công nghệ, thay đổi máy móc thiết bị để cải tạo năng lực sản xuất, làm tiêu tốn nhiều thời gian và tiền của tổ chức trong khi quy mô sản xuất hay tiềm lực tài chính đang hạn chế. Do đó, suy nghĩ phải cải tiến thường bị gạt đi khiến tổ chức / doanh nghiệp tiếp tục chấp nhận chi phí sản xuất cao và năng lực cạnh tranh kém.
Thực tế, CẢI TIẾN chỉ đơn giản là làm cho mọi thứ tốt hơn hiện tại chủ yếu là dựa trên những nguồn lực sẵn có. CẢI TIẾN thường được tách thành hai mảng: Cải tiến hệ thống quản lý (IM) và Cải tiến thiết bị công nghệ (IE).
Cải tiến HTQL chính là thay đổi cách thức vận hành ở tất cả các khâu các công đoạn các phòng ban từ Kế hoạch => Sản xuất => Mua hàng => Kiểm soát chất lượng => Kho bãi => Bán hàng => Hành chính - Nhân sự… theo chiều hướng loại bỏ những hạn chế gây ra lãng phí, giảm thời gian vận hành, nâng cao chất lượng…
Cải tiến thiết bị công nghệ là việc tập trung vào cải tiến công suất của máy móc thiết bị, bao gồm cả việc có thể phải trang bị một hệ thống máy móc thiết bị mới, đòi hỏi doanh nghiệp phải tính toán kỹ lưỡng cũng như phải chuẩn bị một nguồn tài chính đủ mạnh.
Theo tinh thần của Cải tiến liên tục-Kaizen, chỉ khi nào doanh nghiệp đã hoàn thành gần như hoàn chỉnh các bước của Cải tiến HTQL rồi mới tính đến các biện pháp Cải tiến thiết bị công nghệ.
Tại sao phải áp dụng Kaizen?
Thói quen của người lao động tại Việt Nam (nói riêng) và tại các nước đang phát triển (nói chung) là “giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và không cần thiết”. Điều này dẫn đến sự không ngăn nắp, không vệ sinh, làm mất thời gian tìm kiếm… Do đó với tình hình hiện nay, muốn tồn tại thì doanh nghiệp phải thực hiện theo 5S nhằm thoả mãn: “Có tổ chức tốt mới sản xuất ra được những sản phẩm tốt và ổn định”.
Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp / nông nghiệp, dịch vụ… nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn.
Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến (Kaizen). Như vậy có thể thấy rằng, 5S là nền tảng để thực hiện KAIZEN, thực hiện tốt 5S-KAIZEN tại doanh nghiệp sẽ mang đến một sự đột phá rất lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Lợi ích khi áp dụng 5S-KAIZEN
Giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí;
Giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người,…
Giúp giảm thiểu các chi phí hoạt động từ đó nâng cao ưu thế cạnh tranh;
Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, giúp nâng cao an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động;
Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên;
Khuyến khích sự sáng tạo và không ngừng cải tiến của các CBCNV;
Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của công ty trong trong mắt khách hàng.
Vậy làm thế nào để thực hiện 5S-KAIZEN tại tổ chức/ doanh nghiệp?
Thấu hiểu những băn khoăn, thắc mắc của tổ chức / doanh nghiệp, các chuyên gia đã qua đào tạotrên nhiều lĩnh vực của Công ty Tư vấn Khoa học & Công nghệ KIS, cùng với 30 chuyên gia hợp tác (đang công tác tại các cơ quan Bộ, ngành, lĩnh vực liên quan) trình độ cao, có học hàm - học vị GS-PGS-TS-Th.S đã thiết kế và triển khai thành công nhiều chương trình Đào tạo, tư vấn “Thực hiện 5S – KAIZEN” phù hợp với đặc thù hoạt động của Quý khách.
Để được Đào tạo, hỗ trợ tư vấn về 5S-Kaizen, hãy liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ email: vphn@kis.vn hoặc qua Hotline: 0942.99.66.88.
5S là những chữ cái S trong tiếng Nhật, được dịch sang tiếng Anh và tiếng Việt tương ứng như sau:
5S là hoạt động dành cho tất cả mọi người và không loại trừ bất kì ai trong Công ty; Là công cụ mang tính nền tảng căn bản và được diễn giải như sau:
1. Sàng lọc – S1 (Seiri):
Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng…) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.
2. Sắp xếp – S2 (Seiton):
Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa… tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.
3. Sạch sẽ – S3 (Seiso):
Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh… S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.
4. Săn sóc – S4 (Sheiketsu):
Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S trước đó một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.
5. Sẵn sàng – S5 (Shitsuke):
Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của công ty cao hơn.
5S là một công cụ mang tính nền tảng với mục đích hướng đến tạo ra một môi trường làm việc khoa học và giảm/loại bỏ các lãng phí trong các hoạt động. Đó chính là mong muốn của các tổ chức/doanh nghiệp nên 5S có thể áp dụng cho tất cả tổ chức/doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp hay dịch vụ. Có 5S mới có cơ sở để doanh nghiệp thực hiện Kaizen.KAIZEN là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được phát triển tại Nhật Bản từ sau chiến tranh thế giới thứ 2. Trong tiếng Nhật, Kaizen được ghép từ “Kai” – “thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen” – “tốt hơn”, nghĩa là “cải tiến liên tục”.
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ về thuật ngữ này. Nói đến cải tiến là họ nghĩ ngay đến việc thay đổi công nghệ, thay đổi máy móc thiết bị để cải tạo năng lực sản xuất, làm tiêu tốn nhiều thời gian và tiền của tổ chức trong khi quy mô sản xuất hay tiềm lực tài chính đang hạn chế. Do đó, suy nghĩ phải cải tiến thường bị gạt đi khiến tổ chức / doanh nghiệp tiếp tục chấp nhận chi phí sản xuất cao và năng lực cạnh tranh kém.
Thực tế, CẢI TIẾN chỉ đơn giản là làm cho mọi thứ tốt hơn hiện tại chủ yếu là dựa trên những nguồn lực sẵn có. CẢI TIẾN thường được tách thành hai mảng: Cải tiến hệ thống quản lý (IM) và Cải tiến thiết bị công nghệ (IE).
Cải tiến HTQL chính là thay đổi cách thức vận hành ở tất cả các khâu các công đoạn các phòng ban từ Kế hoạch => Sản xuất => Mua hàng => Kiểm soát chất lượng => Kho bãi => Bán hàng => Hành chính - Nhân sự… theo chiều hướng loại bỏ những hạn chế gây ra lãng phí, giảm thời gian vận hành, nâng cao chất lượng…
Cải tiến thiết bị công nghệ là việc tập trung vào cải tiến công suất của máy móc thiết bị, bao gồm cả việc có thể phải trang bị một hệ thống máy móc thiết bị mới, đòi hỏi doanh nghiệp phải tính toán kỹ lưỡng cũng như phải chuẩn bị một nguồn tài chính đủ mạnh.
Theo tinh thần của Cải tiến liên tục-Kaizen, chỉ khi nào doanh nghiệp đã hoàn thành gần như hoàn chỉnh các bước của Cải tiến HTQL rồi mới tính đến các biện pháp Cải tiến thiết bị công nghệ.
Tại sao phải áp dụng Kaizen?
Thói quen của người lao động tại Việt Nam (nói riêng) và tại các nước đang phát triển (nói chung) là “giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và không cần thiết”. Điều này dẫn đến sự không ngăn nắp, không vệ sinh, làm mất thời gian tìm kiếm… Do đó với tình hình hiện nay, muốn tồn tại thì doanh nghiệp phải thực hiện theo 5S nhằm thoả mãn: “Có tổ chức tốt mới sản xuất ra được những sản phẩm tốt và ổn định”.
Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp / nông nghiệp, dịch vụ… nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn.
Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến (Kaizen). Như vậy có thể thấy rằng, 5S là nền tảng để thực hiện KAIZEN, thực hiện tốt 5S-KAIZEN tại doanh nghiệp sẽ mang đến một sự đột phá rất lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Lợi ích khi áp dụng 5S-KAIZEN
Giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí;
Giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người,…
Giúp giảm thiểu các chi phí hoạt động từ đó nâng cao ưu thế cạnh tranh;
Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, giúp nâng cao an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động;
Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên;
Khuyến khích sự sáng tạo và không ngừng cải tiến của các CBCNV;
Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của công ty trong trong mắt khách hàng.
Vậy làm thế nào để thực hiện 5S-KAIZEN tại tổ chức/ doanh nghiệp?
Thấu hiểu những băn khoăn, thắc mắc của tổ chức / doanh nghiệp, các chuyên gia đã qua đào tạotrên nhiều lĩnh vực của Công ty Tư vấn Khoa học & Công nghệ KIS, cùng với 30 chuyên gia hợp tác (đang công tác tại các cơ quan Bộ, ngành, lĩnh vực liên quan) trình độ cao, có học hàm - học vị GS-PGS-TS-Th.S đã thiết kế và triển khai thành công nhiều chương trình Đào tạo, tư vấn “Thực hiện 5S – KAIZEN” phù hợp với đặc thù hoạt động của Quý khách.
Để được Đào tạo, hỗ trợ tư vấn về 5S-Kaizen, hãy liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ email: vphn@kis.vn hoặc qua Hotline: 0942.99.66.88.
Tác giả bài viết: Văn phòng KIS
